Tramitação de Convênios e Contratos

O ponto de partida para a celebração de um convênio ou contrato é o plano de trabalho, contendo o objeto e informações sobre a sua execução, mostrando também o vínculo com interesses do ensino, pesquisa ou extensão de serviços.
A minuta deve ser aprovada pelo Conselho de Departamento e pela Congregação ou CTA da Unidade ou órgão similar, nos casos de Hospitais, Museus, Prefeituras etc. A aprovação pelo Chefe de Departamento ou pelo Diretor, ad referendum dos colegiados, será excepcional, restrita às hipóteses de urgência. A regra deve ser a manifestação prévia dos colegiados, evitando, assim, submeter a eles o “fato consumado”.
O responsável na Unidade providenciará a inserção de dados do convênio ou contrato no sistema de convênio da Universidade de São Paulo, denominado e-ConvêniosUSP.
A tramitação dos processos de convênios ou contratos em que a USP figurar como contratada será feita, exclusivamente, em meio eletrônico, no sistema Mercúrio web, e-ConvêniosUSP, e conterá o termo de convênio ou contrato, o plano de trabalho e as informações sobre a aprovação na Unidade, além dos documentos de praxe (estatutos de empresa, certidões negativas etc.).
Se a instrução estiver completa e rigorosamente de acordo com este manual, um responsável, previamente designado pela Unidade, poderá enviá-lo, eletronicamente, à Reitoria. Nas Pró-Reitorias e demais órgãos que processem convênios sem a interveniência das Unidades, deverá também ser previamente indicado um responsável por convênios.
Na Reitoria, todos os convênios e contratos, após análise acadêmica, financeira e jurídica, serão enviados, eletronicamente, à COP, para exame de mérito. Caso envolvam instituição estrangeira, serão submetidos também à Comissão de Cooperação Internacional (CCInt). Em seguida, o Reitor assina o termo.
O processo retorna à Unidade, que providencia a publicação do extrato (nos convênios e contratos firmados com entidades públicas, deve-se verificar se a publicação não está a cargo do outro convenente) e confere o cadastramento definitivo, com as datas de assinatura do Reitor e da outra parte convenente. O início da vigência do convênio ocorre com a assinatura do Reitor e do representante legal da outra parte, devendo o extrato ser publicado a seguir (conforme art. 16 da Lei nº 10.177/98).